Zorganizowanie i przeprowadzenie cyklu zajęć dla dzieci i ich rodziców z psychologiem i rehabilitantem w ramach projektu finansowanego z budżetu obywatelskiego na rok 2022

Olesno, dn. 20.01.2022 r.

Nr B-IV.03.2022.BO/SK

ZAPYTANIE OFERTOWE

Zamawiający prowadząc postępowanie na podstawie art. 2 ust. 1

ustawy z dnia 11.09.2019 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2021 poz. 1129) w formie zapytania ofertowego zaprasza do składania ofert na:

Zorganizowanie i przeprowadzenie cyklu zajęć dla dzieci i ich rodziców z psychologiem i rehabilitantem w ramach projektu finansowanego z budżetu obywatelskiej na rok 2022 pn. „W zdrowym ciele zdrowy duch – wsparcie rozwoju ruchowego i emocjonalnego dzieci”

I. Zamawiający.

1.1  Zamawiający - Gmina Olesno w imieniu, której działa:

Burmistrz Olesna

46-300 Olesno, ul. Pieloka 21

tel. (034) 359 78 41-44, fax. (034) 359 72 83

REGON: 000525725, NIP: 576-15-62-352

II. Przedmiot zamówienia.

1. Przedmiotem zamówienia jest usługa zorganizowania i przeprowadzenia cyklu indywidualnych zajęć ruchowych z rehabilitantem i psychologiem dla dzieci i ich rodziców. Zajęcia z rehabilitantem mają na celu przeciwdziałać wadom postawy, wspierać rozwój ruchowy małych dzieci oraz uczyć  rodziców prawidłowej pielęgnacji. Zajęcia z psychologiem mają na celu wspierać rozwój dzieci, które mają trudności z nawiązywaniem relacji rówieśniczych, są nieśmiałe lub mają problemy z koncentracją.
2. Ostateczna liczba dzieci (do 18 roku życia) z gminy Olesno biorących udział w projekcie uzależniona jest od procesu rekrutacji do projektu. Rekrutacja jest po stronie Wykonawcy we współpracy z placówkami oświatowymi działającymi na terenie gminy Olesno.
3. Przewidywana ilość spotkań:

- z rehabilitantem (dziecięcym) – 190 spotkań (1 spotkanie trwające 45 minut, minimum 2 spotkania z dzieckiem i rodzicami);

- z psychologiem (dziecięcym) – 190 spotkań (1 spotkanie trwające 60 minut, minimum 2 spotkania z dzieckiem i rodzicami);

4. Program ma trwać 5 miesięcy.
5. Wykonawca zobowiązuje się do przestrzegania w trakcie trwania całości zajęć zasad reżimu sanitarnego w związku z COVID-19.
6. Zamawiający może zamknąć postępowanie bez wybory oferty, w przypadku gdy żadna ze złożonych ofert nie odpowiada warunkom określonym w niniejszym zapytaniu lub gdy cena przekracza możliwości finansowe Zamawiającego.
7. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia przedmiotowego zapytania ofertowego, na każdym jego etapie, bez podania przyczyny.
8. Cena oferty musi posiadać wszystkie koszty związane z realizacją zadania niezbędnych do jego wykonania.
9. Zamówienie nie jest podzielone na części. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.
10. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.
11. Kody CPV:

85312500-4 – Usługi rehabilitacyjne

85121270-6 – Usługi psychiatryczne lub psychologiczne

III. Założenia dotyczące realizacji przedmiotu zamówienia:

1. Wykonawca sporządzi i przekaże Zamawiającemu szczegółowy program zajęć/skrypt/konspekt dostosowany do potrzeb, możliwości i wieku dzieci z uwzględnieniem metod i form pracy oraz sposoby realizacji zajęć.
2. Wykonawca sporządzi po zajęciach raport prowadzącego zajęcia oraz inne wymagane dokumenty przez Zamawiającego m.in.: dziennik zajęć, zawierający datę, imię i nazwisko dziecka, stwierdzającego obecność dziecka na zajęciach oraz podpis prowadzącego zajęcia.
3. Wykonawca informację o prowadzonych zajęciach powinien zamieścić na swojej stronie oraz w mediach społecznościowych, iż są one organizowane za darmo dla zainteresowanych i finansowane w ramach Budżetu Obywatelskiego Olesna na rok 2022.
4. Wykonawca powinien prowadzić usługi w sposób uzgodniony z Zamawiającym, tj. według uzgodnionego harmonogramu i konspektu zajęć zaakceptowanego przez Zamawiającego.
5. Wykonawca ma obowiązek prowadzić ewidencję godzin i zadań realizowanych w ramach projektu.
6. Wykonawca ponosi koszty związane z realizacją usługi.
7. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność w czasie trwania wszystkich zajęć za właściwe zapewnienie bezpieczeństwa uczestnikom w/w zajęć oraz ewentualne skutki niedopełnienia obowiązków w zakresie bezpieczeństwa uczestników.

IV. Termin realizacji zamówienia: 5 miesięcy od dnia podpisania umowy    

V. Miejsce i termin składania ofert.

1. Ofertę należy złożyć elektronicznie drogą mailową na adres: w terminie do 28.01.2022 r. – do godziny 09:30.

VI. Warunki udziału w postępowaniu:

1. Wykonawca powinien wykazać, iż dysponuje co najmniej jednym (1) rehabilitantem oraz jednym (1) psychologiem, posiadającymi stosowne uprawnienia pozwalające przeprowadzenie zajęć z dziećmi i młodzieżą w zakresie opisanym w  paragrafie II. Przedmiot zamówienia pkt 1.
2. Wykonawca powinien wykazać w formularzu ofertowym, że posiada doświadczenie i w okresie ostatnich trzech lat przed upływem składania ofert wykonał co najmniej 2 (słownie: dwa) podobne projekty w ramach których przeprowadzony był cykl zajęć z dziećmi i młodzieżą, ze specjalistami: rehabilitantem oraz psychologiem.

VII. Przy wyborze oferty zostaną zastosowane następujące kryteria oceny ofert:

cena realizacji zamówienia - (100% - maksymalnie 100 pkt)

Cena

Kryterium „Cena” będzie rozpatrywana na podstawie ceny brutto za wykonanie przedmiotu zamówienia, podane przez Wykonawcę w formularzu ofertowym. Zamawiający przyzna 100 punktów ofercie o najniższej cenie, a każdej następnej zostanie przyporządkowana liczba punktów proporcjonalnie mniejsza, wyliczona według następującego wzoru, gdzie:

Cena = Cena minimalna/Cena badana x 100,

Zamawiający zastosuje zaokrąglanie każdego wyniku do jednego miejsca po przecinku.

Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta spełniająca warunki zapytania ofertowego z najwyższą liczbą punktów.

VIII. Termin otwarcia ofert:

Jawne otwarcie ofert nastąpi w dniu 28.01.2022 r. o godz. 10:00 w siedzibie Zamawiającego.

IX. Warunki płatności.

1. Po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający przystąpi do negocjacji warunków umowy.
2. Płatność za zrealizowanie zamówienia nastąpi w terminie 30 dni od dostarczenia faktury.
3. Dopuszcza się możliwość płatności częściowych za faktycznie zrealizowane godziny.
4. Każdorazowo do faktur należy załączyć: raporty prowadzących zajęć zawierające harmonogram zrealizowanych zajęć za dany okres, listę obecności, ewidencję godzin oraz krótki opis zrealizowanych zadań potwierdzone podpisem prowadzącego zajęcia.

X. Osoba upoważniona do kontaktu z wykonawcami:

1. W sprawie procedury: Sebastian Kapuścik, mail: tel. 34/ 350 91 72 od 7:30-15:30.
2. Wnioski, zawiadomienia, informacje dotyczące procedury zamawiający i wykonawcy przekazują na piśmie, faksem lub drogą elektroniczną.

XI. Sposób przygotowania oferty:

1. Ofertę należy sporządzić w formie elektronicznej w języku polskim.

2. Ofertę można złożyć jako skan podpisanych dokumentów na adres poczty elektronicznej:

XII. Zamawiający dopuszcza możliwość prowadzenia negocjacji ofert z dwoma wykonawcami, którzy złożyli najkorzystniejsze oferty w ramach zastosowanych kryteriów ofert.

XIII. W załączeniu do zaproszenia należy przesłać:

1. DOCXZałacznik nr 1 - formularz ofertowy.docx (28,05KB)
2. Skan dokumentów potwierdzających posiadanie uprawnień do prowadzenia tego typu zajęć;

XIV. Ochrona danych osobowych

1. Zamawiający informuje, że administratorem danych osobowych Wykonawcy Gmina Olesno,  46-300 Olesno, ul. Pieloka 21, tel. (034) 359 78 41-44, fax  (034) 359 72 83.
2. W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych, można skontaktować się z inspektorem ochrony danych osobowych za pośrednictwem adresu:
3. Dane osobowe będą przetwarzane na potrzeby przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz w celu archiwizacji.
4. Dane osobowe będą przechowywane, zgodnie z art. 78 ust. 1 ustawy Pzp, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 4 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy.
5. Odbiorcami danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 74 ustawy Pzp.
6. Osobie, której dane dotyczą przysługuje prawo dostępu do danych, a także na warunkach określonych w przepisach Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, prawo sprostowania danych, ich usunięcia oraz ograniczenia przetwarzania. Osobie, której dane dotyczą przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego.
7. Podanie danych jest dobrowolne, jednakże ich niepodanie może uniemożliwić Zamawiającemu dokonanie oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu oraz zdolności wykonawcy do należytego wykonania zamówienia, co skutkować może wykluczeniem wykonawcy z postępowania lub odrzuceniem jego oferty.

PDFzapytanie ofertowe B-IV.03.2002.BO.pdf (1,45MB)

Kierownik Wydziału Spraw Europejskich

i Promocji Gminy

Małgorzata Pach