Usługi pocztowe

Olesno, dn. 15.12.2015 r.

Zapytanie Ofertowe

Nr IX-I.271.01.15

 

I. Zamawiający.

Zamawiający - Gmina Olesno, w imieniu której działa:

 

Burmistrz Olesna

46-300 Olesno, ul. Pieloka 21

tel. (034) 359 78 41-44, fax.  (034) 359 72 83

REGON: 000525725, NIP: 576-15-62-352

Poczta elektroniczna: zamowiernia@olesno.pl

 

II. Przedmiot zamówienia.

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym.
2. Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym polegać będzie na przyjmowaniu, przemieszczaniu i doręczaniu przesyłek pocztowych o wadze nie przekraczającej 50 g. oraz o wadze powyżej 50 g. a także ich zwrotów, realizowanych dla potrzeb Gminy Olesno oraz Zakładu Wodociągów i Kanalizacji według kategorii ekonomicznej lub priorytetowej oraz ich zwrotu do nadawcy po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia lub wydania odbiorcy, jak również usługa odbioru przesyłek z siedziby Gminy Olesno oraz Zakładu Wodociągów i Kanalizacji przez 5 dni w tygodniu zgodnie z przepisami:
   • Ustawy z dnia 12 czerwca 2003 r. - Prawo pocztowe (tekst jednolity Dz. U. z 2008 r. nr 189, poz. 1159 z późn. zm.);
   • Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 13 października 2003 r. w sprawie reklamacji powszechnej usługi pocztowej w zakresie przesyłki rejestrowanej i przekazu pocztowego (Dz. U. z 2003 r. Nr 183, poz. 1795);
   • Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 9 stycznia 2004 r. w sprawie warunków wykonywania powszechnych usług pocztowych (Dz. U. z 2004 r. Nr 5, poz. 34 z późn. zm.) oraz międzynarodowymi przepisami pocztowymi;
   • Regulamin i cennik świadczenia usługi odbioru przesyłek z siedziby nadawcy.
3. Zamawiający umieszczać będzie na przesyłkach w sposób czytelny i trwały informacje jednoznacznie identyfikujące adresata i nadawcę, określając jednocześnie rodzaj przesyłki oraz znak opłaty.
4. Zamawiający jest odpowiedzialny za nadanie przesyłek listowych i paczek w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczenie ich do adresata bez ubytku i uszkodzenia, określając jednocześnie rodzaj przesyłki i znak opłaty.
5. Przez przesyłki pocztowe będące przedmiotem zamówienia rozumie się:

• przesyłki nierejestrowane krajowe i zagraniczne o wadze poniżej 50 g. nadane i doręczone bez pokwitowania,
• przesyłki rejestrowane krajowe i zagraniczne o wadze poniżej 50 g doręczone za pokwitowaniem lub potwierdzeniem odbioru,
• przesyłki nierejestrowane krajowe i zagraniczne o wadze powyżej 50 g. nadane i doręczone bez pokwitowania,
• przesyłki rejestrowane krajowe i zagraniczne o wadze powyżej 50 g doręczone za pokwitowaniem lub potwierdzeniem odbioru,

6. Zamawiający będzie nadawał przesyłki w stanie uporządkowanym, według rodzaju.

• Przesyłki nierejestrowane nadawane będą na podstawie wykazu ilościowo- wartościowego nadanych przesyłek.
• Wykazy będą sporządzane będą w dwóch egzemplarzach - po jednym dla Zamawiającego i Wykonawcy.

7. Wykonawca zobowiązany będzie doręczać przesyłki pocztowe codziennie w dni robocze (od poniedziałku do piątku).
8. Zamawiający będzie dostarczał przesyłki pocztowe przeznaczone do wysyłki codziennie w dni robocze (od poniedziałku do piątku) do godz. 15.00.
9. Nadawanie przesyłek objętych przedmiotem zamówienia następować będzie w dniach ich odbioru przez Wykonawcę od Zamawiającego.
10. Czas doręczania przesyłek rejestrowanych i nierejestrowanych powinien być zgodny z normami określonymi w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 9 stycznia 2004 r. w sprawie warunków wykonywania powszechnych usług pocztowych (Dz. U. nr 5, poz. 34 z późn. zm.).
11. Znak opłaty pocztowej zostanie zastąpiony pieczęcią wykonaną według wzoru dostarczonego przez Wykonawcę.
12. Przed podpisaniem umowy Wykonawca wybrany do realizacji zamówienia będzie miał obowiązek przedstawić Zamawiającemu wzór pieczęci opłaty pocztowej.
13. Przewidywane dane dotyczące ilości nadawanych przez Zamawiającego przesyłek pocztowych w okresie obowiązywania umowy z Wykonawcą tj. od dnia 01.01.2015 do dnia 31.12.2015 r. zawiera formularz cenowy stanowiący zał. nr 1 do zapytania ofertowego.
14. Rodzaje i liczba przesyłek są szacunkowe i mogą ulec zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego, na co Wykonawca wyraża zgodę, tym samym nie będzie dochodził roszczeń z tytułu zmian rodzajowych i liczbowych w trakcie trwania umowy. Dane o planowanej ilości przesyłek pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym stanowią element służący wyborowi najkorzystniejszej oferty. Do kalkulacji ilości przesyłek każdego rodzaju przyjął średnie ilości przesyłek nadanych w 2014 r.
15. W przypadku nadania przez Zamawiającego przesyłek nieujętych w Formularzu cenowym podstawą rozliczeń będą ceny z aktualnego Cennika usług Wykonawcy.
16. Za okres rozliczeniowy przyjmuje się jeden miesiąc kalendarzowy - od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca. Wykonawca jest zobowiązany wystawiać faktury VAT w terminie do 14. dnia po upływie okresu rozliczeniowego.
17. Podstawą obliczenia należności będzie suma opłat za przesyłki nadane lub zwrócone z powodu braku możliwości ich doręczenia w okresie rozliczeniowym, potwierdzona co do ilości i wagi na podstawie dokumentów nadawczych lub dokumentów oddawczych dokumentujących zwrot przesyłek, kiedy możliwość dostarczenia została wyczerpana.
18. Pracownik Wykonawcy zobowiązany jest codziennie przekazywać pracownikom Zamawiającego informacje o ilości zwrotów (jeśli są zwroty). Do rozliczeń z Wykonawcą przyjęte będą ceny jednostkowe brutto z Formularza ofertowego. Ceny usług świadczonych przez Wykonawcę wynikają z formularza ofertowego stanowiącego załącznik nr 1 do treści zapytania.

Kod CPV:

64110000-0 Usługi pocztowe

64112000-4 Usługi pocztowe dotyczące listów

64113000-1 Usługi pocztowe dotyczące paczek

 

III. Terminy wykonywania zamówienia.

Przewidywany termin zakończenia realizacji zamówienia 31.12.2016 r.

 

IV. Miejsce i termin składania i otwarcia ofert.

Ofertę należy złożyć w zamkniętych kopertach opisanych: „Usługi pocztowe”, w terminie do 22.12.2015 r. w siedzibie Zamawiającego (sekretariat) o godz. 10.30.

Jawne otwarcie ofert nastąpi w dniu 22.12.2015 r. o godz. 11.00 w siedzibie Zamawiającego – pokój 114 – Mała Sala Narad.

 

V. Wykaz oświadczeń lub dokumentów, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu.

1. Wypełniony formularz ofertowy (zgodnie z załącznikiem nr 1).
2. Aktualne zezwolenie na wykonywanie działalności pocztowej wydane przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej zgodnie z art. 6 ust. 1 Ustawy Prawo pocztowe (ustawa z dnia 12.06.2003 r., Dz. U. z 2003 r. Nr 189 poz. 1159 ze zm.)

Zamawiający wezwie do uzupełnienia, bądź złożenia wyjaśnień tych Wykonawców, których oferty nie będą kompletne, lub tych, których oferty zawierają błędy.

 

VI. Kryteria oceny ofert i sposób obliczania ceny.

1. Jedynym kryterium oceny ofert jest cena (100 %) realizacji zamówienia.
2. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta spełniająca warunki zaproszenia do składania ofert z najniższą ceną za wykonanie przedmiotu zamówienia.
3. Wykonawca powinien podać stałą cenę zawierającą wszystkie koszty.
4. Ilości materiałów i robót oblicza Wykonawca. Wykonawca jest odpowiedzialny za prawidłowe obliczenie wszystkich pozycji i ilości, tak aby obejmowały pełen zakres prac, aby oferta tworzyła całość gotową do wykonania. Żadne późniejsze zmiany nie są możliwe. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za podane przez siebie ilości.     

 

VII. Istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy.

1. Po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający przystąpi do negocjacji warunków umowy.
2. Zamawiający wymaga, aby w umowie znalazły się zapisy niniejszego zapytania ofertowego.

 

VII. Dodatkowe informacje.

1. Pytania dotyczące niniejszego postępowania oferenci mogą składać w formie pisemnej lub ustnej u Zamawiającego.
2. Osobami uprawnionymi do kontaktów z Wykonawcami są:

a) w sprawie przedmiotu zamówienia:

Bożena Matusiak – Sekretarz Urzędu Miejskiego w Oleśnie pok. 118 tel. 34 / 350 78 41-44 wew. 218 w godz. 8⁰⁰-15⁰⁰

Gerard Ligus – Kierownik Zakładu Wodociągów i Kanalizacji w Oleśnie te. 34 / 358 24 84 w godz. 8⁰⁰-15⁰⁰

b) w sprawie procedury: Kamil Brzęczek – inspektor ds. zamówień publicznych Wydziału Spraw Europejskich i Promocji Gminy Urzędu Miejskiego w Oleśnie pok. nr 208 tel. 34 / 359 78 41-44 wew. 204 w godz. 8⁰⁰ – 15⁰⁰.

Zamówienie nie jest prowadzone wg zapisów ustawy z dnia 29.01.2004 r. Prawo zamówień publicznych, ponieważ jego wartość nie przekracza wartości 30 000 euro.

 

VIII. Załączniki:

DOC1.1 Formularz ofertowy.doc (123,00KB)

 

Sekretarz                                           

Bożena Matusiak                               

 

Kierownik ZWiK

Gerard Ligus