Sprawowanie zarządu i administrowanie lokalami mieszkalnymi, użytkowymi i przynależnymi terenami zewnętrznymi, będącymi własnością, współwłasnością lub w posiadaniu Gminy Olesno

Olesno, dn. 09.12.2016 r.

Nr IX.IV.271.08.16

Zapytanie ofertowe

I. Zamawiający.

1. Zamawiający - Gmina Olesno w imieniu, której działa:

Burmistrz Olesna

46-300 Olesno, ul. Pieloka 21

tel. (034) 359 78 41-44, fax. (034) 359 72 83

REGON: 000525725, NIP: 576-15-62-352

Poczta elektroniczna: ,

II. Przedmiot zamówienia.

1. Przedmiotem zamówienia w postępowaniu jest sprawowanie zarządu i administrowanie lokalami mieszkalnymi, użytkowymi i przynależnymi terenami zewnętrznymi, będącymi własnością, współwłasnością lub w posiadaniu Gminy Olesno.
2. Do obowiązków przyszłego zarządcy należy w szczególności:
   1. Zapewnienie dostawy energii elektrycznej i cieplnej, wody, gazu, odbioru ścieków, wywozu śmieci i innych mediów nie wymienionych, a funkcjonujących w nieruchomości;
   2. Zapewnienie utrzymania w należytym stanie porządku i czystości w budynkach jak i wokół nich, oraz na terenach zielonych przynależnych do nieruchomości, w okresie zimowym odśnieżania, usuwania oblodzeń i śliskości ciągów pieszo-jezdnych;
   3. Zapewnienie utrzymania w należytym stanie terenów zielonych, należących do nieruchomości.
   4. Prowadzenie ksiąg obiektów budowlanych oraz dokumentacji technicznej nieruchomości, zgodnie z wymogami obowiązujących w tej mierze przepisów prawa;
   5. Zapewnienie wykonania okresowych przeglądów technicznych nieruchomości i urządzeń stanowiących ich wyposażenie, zgodnie z wymogami obowiązujących przepisów prawa;
   6. Zapewnienie usług kominiarskich oraz innych związanych z funkcjonowaniem urządzeń technicznych;
   7. Zapewnienie wykonania bieżących konserwacji i napraw, usuwania awarii i ich skutków, zlecając te czynności podmiotom wyłonionym w oparciu o przepisy ustawy Prawo Zamówień Publicznych oraz aktualnym zarządzeniem Burmistrza Olesna w sprawie ustanowienia procedury udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Miejskim w Oleśnie do kwoty nie przekraczającej 30.000 EURO;
   8. Powiadamianie pisemnie i na bieżąco zamawiającego o powstałych awariach i dokonywanych naprawach oraz prowadzenie w tym zakresie stosownej dokumentacji;
   9. Zapewnienie ubezpieczenia nieruchomości w niezbędnym zakresie;
   10. Dokonywanie protokolarnego przyjmowania zdawanych lokali i przekazywania ich wskazanym przez zamawiającego nowym najemcom lub właścicielom;
   11. Dokonywanie niezbędnych rozliczeń związanych z przejęciem lokali od najemcy wynikających z amortyzacji i zużycia wyposażenia lokalu i zapewnienie dokonania niezbędnych wymian zużytych elementów wyposażenia;
   12. Przygotowywanie do końca października 2017 roku planów rzeczowo – finansowych poszczególnych nieruchomości na rok następny i przekazywanie ich do zamawiającego celem akceptacji i zatwierdzenia;
   13. Wykonanie obowiązków wyszczególnionych w pkt. od1 do 3, od 5 do 7 oraz pkt. 9 odbywać się będzie poprzez zawarcie stosownych umów;
   14. Zawieranie umów na wszelkie uzasadnione roboty lub usługi w zakresie zatwierdzonych planów rzeczowo – finansowych;
   15. Wszelkie umowy na planowane dostawy i usługi należy zawierać po przeprowadzeniu stosownej procedury wynikającej z aktualnych przepisów ustawy Prawo zamówień Publicznych oraz aktualnym zarządzeniem Burmistrza Olesna w sprawie ustanowienia procedury udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Miejskim w Oleśnie do kwoty nie przekraczającej 30.000 EURO;
   16. Nadzorowanie realizacji zleconych robót oraz kontrolowanie ich wykonania pod względem rzeczowym, finansowym i merytorycznym (sprawdzanie kosztorysów dostarczanych przez Wykonawców).
   17. Prowadzenie dokumentacji finansowo – księgowej oraz realizowanie świadczeń dodatkowych w tym zakresie, - wynikających z odrębnych przepisów prawnych - wraz ze sprawozdawczością i zobowiązaniami podatkowymi;
   18. Sporządzanie sprawozdań o poniesionych kosztach i uzyskanych przychodach z podziałem na poszczególne nieruchomości w okresach miesięcznych, na potrzeby wydziału finansowego Urzędu Miejskiego w Oleśnie
   19. Sporządzanie rocznych sprawozdań finansowych dla poszczególnych nieruchomości w terminie do końca stycznia roku następnego, które podlegają zatwierdzeniu przez zamawiającego;
   20. Wydawanie w imieniu zamawiającego użytkownikom lokali zaświadczenia i poświadczenia dotyczące zajmowanych lokali;
   21. Ewidencjonowanie wpłat wynikających z użytkowania lokali mieszkalnych i użytkowych, odprowadzanych przez Najemców na wydzielone konto bankowe Zamawiającego a obejmujących głównie:

• czynsze z tytułu najmu.
• opłaty za dostawę wody i odbiór ścieków,
• opłaty za dostawę energii cieplnej,
• opłaty za usuwanie nieczystości stałych,  
• inne opłaty związane z przedmiotem umowy.
  22. Dokonywanie zmiany opłat niezależnych, w przypadku dokonanych zmian cen przez dostawców;
  23. Powiadamianie najemców w wymaganym terminie o zmianach opłat czynszowych oraz stosowanie nowych opłat w przypadku ich zmian dokonywanych na podstawie odrębnych przepisów prawa lokalnego Gminy Olesno
  24. Naliczanie odszkodowania za bezumowne korzystanie z lokalu w przypadku utraty prawa do niego;
  25. Prowadzenie ewidencji zadłużeń należności, jak również prowadzenie na bieżąco czynności windykacyjnych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.
  26. Dostarczanie na żądanie zamawiającego aktualnych danych, w tym wydruków komputerowych lub płyt CD, dotyczących poszczególnych lokali i ich rozliczeń;
  27. Ponoszenie odpowiedzialności odszkodowawczej w stosunku do zamawiającego za zawinione działanie lub zaniechania, we własnym imieniu i osób za pomocą, których realizuje przyjęte obowiązki;
  28. Inicjowanie działań zmierzających do pozyskiwania dodatkowych środków pozabudżetowych, szczególnie pochodzących z funduszy pomocowych UE, zmierzających do zachowania zarządzanych nieruchomości w stanie niepogorszonym;
  29. Przyjmowanie w zarząd budynków i budowli oraz wyłączanie ich z zasobu na wniosek Zamawiającego, a także niezwłocznie bez odrębnego wniosku w uzasadnionych interesem Gminy Olesno przypadkach, spowodowanych np.: przedłużającym się  remontem, sprzedażą, wyłączeniem z użytkowania, pustostanem itp. jeżeli okres ten przekracza łącznie 90 dni kalendarzowych
  30. Prowadzenie obsługi prawnej oraz innych spraw związanych z przekazanymi w zarząd i administrowanie nieruchomościami, w tym m.in. reprezentowanie Gminy Olesno we wszystkich postępowaniach przed sądami powszechnymi i administracyjnymi a także do reprezentowania Gminy Olesno przed wszystkimi urzędami, instytucjami, organami egzekucyjnymi, przedsiębiorcami, bankami oraz do składania i odbierania wszelkich oświadczeń. 
  31. Wykonawca zobowiązany będzie do otworzenia i prowadzenia filii swojej firmy w mieście Olesno, która powinna być dostępna w godzinach pracy Urzędu Miejskiego;
  32. Wykonawca zobowiązany będzie do prowadzenia i aktualizowania własnej strony internetowej umożliwiającej korespondowanie i zgłaszanie awarii Najemcom posiadającym dostęp do Internetu.

1. Zarząd i administrowanie zasobem komunalnym należy wykonać zgodnie z obowiązującymi przepisami i normami dotyczącymi przedmiotu zamówienia w szczególności zgodnie z zasadami kodeksu etyki zawodowej pośredników w obrocie nieruchomościami i zarządców nieruchomości.
2. Do wykonania przedmiotu zamówienia mają zastosowanie przepisy ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (tekst jednolity: Dz. U. z 2010 r., nr 102, poz.651)., a także inne powszechnie obowiązujące.
3. Oferenci zobowiązani są do przeprowadzenia na własny koszt wizji mienia komunalnego Gminy Olesno. Szczegółowych informacji dotyczących przedmiotu zamówienia udzielane są w pok. 102 Urzędu Miejskiego w Oleśnie, ul. Pieloka 21 w godz. 7.30 – 15.00.

Kod CPV:

70330000-3 Usługi zarządzania nieruchomościami na zasadzie bezpośredniej płatności lub umowy

III. Terminy wykonywania zamówienia.

Przewidywany termin realizacji zamówienia: 01.02.2017 – 31.01.2018 r.

IV. Miejsce i termin składania i otwarcia ofert.

Ofertę należy złożyć do godz. 09.00 dnia 23.12.2016 r.

V. Istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy.

Po wyborze oferty Zamawiający przystąpi do negocjacji warunków umowy.

IX. Dodatkowe informacje.

1. Pytania dotyczące niniejszego postępowania oferenci mogą składać w formie pisemnej lub ustnej u Zamawiającego:
2. Osobami uprawnionymi do kontaktów z wykonawcami są:

a) w sprawie przedmiotu zamówienia: Roman Kokot – Kierownik Wydziału Gospodarki Nieruchomościami i Lokalami Urzędu Miejskiego w Oleśnie pok. 102 tel. 34/ 350 9164; 34 / 350 78 41-44 wew. 314 w godz. 7³⁰-15⁰⁰

b) w sprawie procedury: Kamil Brzęczek – inspektor ds. zamówień publicznych Urzędu Miejskiego w Oleśnie pok. nr 208 tel. 34 / 359 78 41-44 wew. 204 w godz. 7³⁰ – 15⁰⁰.

X. Załączniki

DOC1.2 wykaz osób.doc (33,00KB)

XLSX1.1 formularz ofertowy.xlsx (35,50KB)
 

Zamówienie nie jest prowadzone wg zapisów ustawy z dnia 29.01.2004 r. Prawo zamówień publicznych, ponieważ jego wartość nie przekracza wartości 30 000 euro.

Kierownik Wydziału Gospodarki

Nieruchomościami i Lokalami

Roman Kokot