Usługi ochrony fizycznej osób i mienia, obsługi monitoringu i urządzeń zabezpieczenia technicznego w obiektach użyteczności publicznej Gminy Olesno.

Olesno, dnia 15.12.2017 r.

Nr IX.IV.12.17

 

Usługi ochrony fizycznej osób i mienia, obsługi monitoringu i urządzeń zabezpieczenia technicznego w obiektach użyteczności publicznej Gminy Olesno.

 

§ 1.

Nazwa (firma) oraz adres zamawiającego

Zamawiający - Gmina Olesno, w imieniu której działa:

Burmistrz Olesna,

46-300 Olesno, ul. Pieloka 21

tel. (034) 359 78 41-44, fax  (034) 359 72 83

REGON: 151398600, NIP: 576-15-62-352

Poczta elektroniczna: zamowienia@olesno.pl; olesno.opo@gminy.pl

 

§ 2.

Tryb udzielenia zamówienia

1.     Zamówienie nie jest prowadzone wg zapisów ustawy z dnia 29.01.2004 r. Prawo zamówień publicznych ( Dz. U. z 2017 r. poz. 1579 ze zm.).
2.     Zamówienie prowadzone jest zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami w szczególności z ustawą z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 459

§ 3.

Opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest bezpośrednia, elektroniczna i fizyczna ochrona osób, mienia i obiektów użyteczności publicznej Gminy Olesno zlokalizowanych:

 

1. Olesno ul. Pieloka 21 — Urząd Miejski w Oleśnie,

2. Olesno ul. Jaronia 2 — Urząd Stanu Cywilnego,

3. Olesno ul. Rynek 20 — Ratusz Miejski w Oleśnie,

 

Zamawiający wymaga od wykonawcy, aby przy pomocy zatrudnionych przez siebie pracowników ochrony oraz urządzeń elektronicznych sprawował stałą, bezpośrednią ochronę mienia i w/w obiektów.

Szczegóły dotyczące wymaganej ochrony:

1. bezpośrednia ochrona fizyczna stała w godzinach pracy urzędu w budynku administracyjnym przy ul. Pieloka 21 w Oleśnie:
   1. wtorek 16.00 do 17.00 pomieszczenia biurowe Starostwa Powiatowego i ciągi komunikacyjne budynku administracyjnego.
   2. piątek od godz. 14.00 do 15.00 pomieszczenia biurowe Urzędu Miejskiego i ciągi komunikacyjne budynku administracyjnego.
2. poza godzinami pracy urzędu oraz w dni świąteczne i wolne od pracy — bezpośrednia ochrona fizyczna polegająca na stałym dozorze sygnałów przesyłanych, gromadzonych i przetwarzanych w elektronicznych urządzeniach i systemach informatycznych funkcjonujących w budynkach o których mowa na wstępie.
3. całodobowe interwencje patrolu służby ochroniarskiej wyposażonego w środki przymusu bezpośredniego – nieprzekraczalny czas dojazdu do ochranianych obiektów : - 20 minut.
4. sprawdzanie budynków i terenów przyległych do budynków przez patrol interwencyjny co najmniej dwukrotnie poza godzinami pracy urzędów, w szczególności w godzinach wieczorowo- nocnych w dni robocze, co najmniej czterokrotnie w dni wolne od pracy.

5. Wykonawca zobowiązuje się do przekazania pisemnego wykazu pracowników uprawnionych do wykonywania ochrony wraz ze wzorem podpisu, aktualizowany na bieżąco w razie zaistniałych zmian. Osoby nie ujęte w wykazie nie mogą brać udziału w wykonywaniu czynności ochrony obiektów.
6. Wykonawca zobowiązuje się do przestrzegania przepisów o ochronie informacji niejawnych oraz o ochronie danych osobowych a także do zachowania tajemnicy służbowej, w tym obowiązujących pracowników Urzędu Miejskiego i Starostwa Powiatowego w Oleśnie. W związku z tym osoby wykonujące w imieniu Wykonawcy czynności będące przedmiotem umowy winny złożyć stosowne oświadczenie. Zamawiający zastrzega sobie prawo akceptacji przedstawionej listy osób do wykonywania zamówienia przez Wykonawcę.
7. Wykaz sprzętu na wyposażeniu pracowników ochrony wymagany przez Zamawiającego:
   1. radiotelefony i telefony komórkowe do komunikowania się z centrum monitorowania oraz patrolem interwencyjnym,
   2. mundury służbowe.
   3. identyfikatory,
   4. urządzenia elektroniczne służące do całodobowego sprawdzania prawidłowości ochrony obiektu.
8. Obowiązki pracowników ochrony w trakcie wykonywania służby ochroniarskiej
   1. otwieranie i zamykanie budynków (zgodnie z Załącznikiem Nr 1) wyłączania i uzbrajania systemów antywłamaniowych oraz systemu kontroli dostępu.
   2. obchód obiektu, pomieszczeń i korytarzy, ze szczególnym uwzględnieniem, czy zostały pozamykane poszczególne pomieszczenia oraz załączone systemy alarmowe,
   3. całodobowe sprawdzanie prawidłowości pracy systemów monitoringu wizyjnego poprzez kontrolę poziomu aktywności zainstalowanych kamer i rejestratorów, zainstalowanych w Ratuszu Miejskim i budynku Urzędu Stanu Cywilnego
   4. bezzwłoczne informowanie Zamawiającego o budzących zastrzeżenia zdarzeniach, zaistniałych podczas pełnienia służby – przedkładanie w formie pisemnej informacji w razie ich zaistnienia wraz z wyjaśnieniem szczegółowym,
   5. znajomość procedur w sytuacjach nadzwyczajnych (pożar, włamanie, napad, podłożenie ładunku wybuchowego itp.)
   6. reagowanie w przypadku zaistnienia awarii urządzeń technicznych, wezwanie odpowiednich służb oraz poinformowanie upoważnionych osób ze strony Zamawiającego,
   7. informowanie oraz zawracanie petentów po godzinach pracy urzędów odpowiednio: wtorki od 16.00-17.00, piątki 14.00-15.00 (budynek administracyjny przy ul. Pieloka 21),
   8. ewidencjonowanie osób pozostających w budynku po godzinach urzędowania

przestrzeganie zakazu wnoszenia i spożywania alkoholu.

9.      Dla patrolu interwencyjnego:

1. wykonywanie poleceń wydawanych przez osoby upoważnione przez zamawiającego w zależności od charakteru zdarzenia, do którego patrol został wezwany.
2. kontrola zabezpieczenia pomieszczeń budynków w godzinach wieczorowo nocnych oraz terenu bezpośrednio przyległego do urzędu.
3. kontrola odbywać się będzie co najmniej dwukrotnie w ciągu doby, o różnych porach poza godzinami pracy urzędu, w  dni robocze,  co najmniej czterokrotnie w dni wolne od pracy,
4. pracownicy ochrony patrolu interwencyjnego swoją pracę rejestrować będą w elektronicznych urządzeniach kontrolnych zainstalowanych na chronionych budynkach.
5. Ewidencjonowanie w formie pisemnej osób pozostających w Urzędzie po godzinach urzędowania w tym pracowników firm zewnętrznych,
6. Usuwanie z urzędów osób zakłócających porządek i spokój publiczny w budynkach i terenów przyległych na podstawie zawiadomienia telefonicznego.

 

10.  Dla centrum monitorowania:

1. stały dozór sygnałów przesyłanych. gromadzonych i przetwarzanych w elektronicznych urządzeniach i systemach alarmowych, w tym sygnałów telewizji przemysłowej z budynku administracyjnego przy ul. Jaronia 2, Rynek 20 a także z budynku administracyjnego przy ulicy Pieloka 21 w zakresie systemów sygnalizacji włamania i pożaru.
2. niezwłoczne kierowanie patrolu interwencyjnego po włączeniu się systemu antynapadowego zainstalowanego w kasie Urzędu Miejskiego.
3. kontrola załączenia i wyłączenia systemów alarmowych o określonych w „Planie ochrony” porach,
4. kierowanie patrolu interwencyjnego o określonych porach celem sprawdzenia stanu obiektu chronionego,
5. koordynowanie działania pracowników i patroli Wykonawcy biorących udział w ochronie urzędu,
6. dokumentowanie zleconych i wykonanych czynności,
7. niezwłoczne powiadamianie Zamawiającego o awariach systemów zabezpieczających.
8. podejmowanie odpowiednich działań w przypadku otrzymanych powiadomień o zagrożeniach lub innych zdarzeniach ważnych dla prawidłowego funkcjonowania samorządu terytorialnego Gminy Olesno i Powiatu Oleskiego
9. obserwacja całodobowa systemu monitoringu miejskiego i powiadamianie odpowiednich służb w przypadku zaistnienia potencjalnego zagrożenia

 

Zamawiający zastrzega sobie prawo do przedstawienia przez Wykonawcę odczytu z urządzeń elektronicznych, rejestrujących kontrolę obiektu w terminie 14 dni od zakończeniu każdego miesiąca.

 

1. Zobowiązania Zamawiającego wobec Wykonawcy:
   1. przekazanie obiektów i terenów do ochrony,
   2. wskazanie w umowie upoważnionych osób do kontaktu z Wykonawcą w sprawach służbowych,
   3. informowanie o osobach, które pozostaną na terenie budynku po godzinach urzędowania Urzędu Miejskiego i Starostwa Powiatowego (w tym ekipy remontowe)
   4. utrzymywanie stałego kontaktu telefonicznego
   5. Należność za usługę przypadającą dla budynku administracyjnego przy ul. Pieloka 21 w Oleśnie podlegać będzie rozliczeniu na dwóch odrębnych fakturach tj.: Urząd Miejski 58,4 % i Starostwo Powiatowe 41,6%. Odrębne faktury będą również wystawiane dla budynku Ratusza Miejskiego, odpowiednio do wskazania Zamawiającego

 

Słownik CPV - 79710000-4 Usługi ochroniarskie

 

§ 4.

Termin wykonania zamówienia

 Termin realizacji zamówienia: 01.01.2018 r. – 31.12.2019 r.

 

§ 5.

Warunki udziału w postępowaniu

1.       udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy:
   1.       posiadają uprawnienia do wykonania określonej działalności lub czynności,

 

Warunek zostanie uznany za spełniony, gdy Wykonawca wykaże, że posiada koncesję na prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie ochrony osób i mienia, udzieloną przez ministra właściwego do spraw wewnętrznych zgodnie z art. 15 ustawy z dnia 22 sierpnia 1997 r. o ochronie osób i mienia (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 2213).

 

2.       posiadają wiedzę i doświadczenie,

Zamawiający nie precyzuje w tym zakresie żadnych warunków, których spełnianie Wykonawca zobowiązany jest wykazać w sposób szczególny.

3.       posiadają potencjał techniczny,

Zamawiający wymaga aby Wykonawca udokumentował w jaki sposób zamierza realizować zawarte w zapytaniu ofertowym zobowiązania dotyczące podjęcia interwencji w okresie do 20 minut od chwili otrzymania powiadomienia o zaistniałym zagrożeniu

 

4.       dysponują osobami zdolnymi do wykonania zamówienia,

Warunek zostanie uznany za spełniony, gdy Wykonawca wykaże, że celem realizacji przedmiotu zamówienia dysponuje lub będzie dysponował kwalifikowanymi min. 3 pracownikami ochrony (wpisanymi na listę kwalifikowanych pracowników ochrony fizycznej) posiadającymi co najmniej 2 - letnie doświadczenie i praktykę zawodową w zakresie ochrony fizycznej osób i mienia w obiektach administracji publicznej.

 

5.       znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej umożliwiającej realizację zamówienia.

Warunek zostanie uznany za spełniony, gdy Wykonawca wykaże, że posiada aktualną polisę ubezpieczeniową od odpowiedzialności cywilnej o minimalnej sumie gwarancyjnej w wysokości minimum 100.000 złotych.

 

2.       udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy w terminie wyznaczonym przez Zamawiającego złożą wypełniony formularz ofertowy (wzór formularza ofertowego stanowi załącznik nr  1 do zapytania ofertowego) oraz:
   1. Wykaz osób uczestniczących w realizacji zamówienia z podaniem zakresu obowiązków,
   2. Dokumenty stwierdzające, że osoby, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, posiadają wymagane uprawnienia - kopie uprawnień,
   3. Aktualną polisę ubezpieczeniową od odpowiedzialności cywilnej o minimalnej sumie gwarancyjnej w wysokości minimum 100.000 złotych.
   4. Dokumenty potwierdzające posiadanie uprawnień/pełnomocnictw osób składających ofertę, o ile nie wynika to z przedstawionych dokumentów rejestrowych, w przypadku udzielenia pełnomocnictwa do podpisania oferty wraz z załącznikami osobie innej niż upoważniona do reprezentacji - dokument pełnomocnictwa.
   5. Szczegółową kalkulację ceny ofertowej.

 

Uwaga : jakiekolwiek samowolne zmiany treści załączników do zapytania skutkują wykluczeniem Wykonawcy i odrzuceniem oferty.

Wyżej wymienione dokumenty mogą być złożone w formie oryginałów lub kserokopii potwierdzonych za zgodność przez Wykonawcę lub osobę / osoby uprawnione do podpisania oferty z dopiskiem "za zgodność z oryginałem".

§ 6.

Informacje o sposobie porozumiewania się zamawiającego z wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń lub dokumentów, wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z wykonawcami

1.     Wnioski, zawiadomienia, informacje dotyczące procedury zamawiający i wykonawcy przekazują na piśmie, faksem lub przy użyciu środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 roku o świadczeniu usług drogą elektroniczną
2.     Osobą uprawnioną do kontaktów z wykonawcami jest Kamil Brzęczek tel. 34 / 350 91 72 od 0730 – 1500.

 

§ 7

Miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert

1.    Ofertę należy złożyć w siedzibie Zamawiającego:

Urząd Miejski ul. Pieloka 21, 46-300 Olesno, pok. nr 112 – Sekretariat, w terminie do godz.  09:30 dnia 22.12.2017 r.

2.    Otwarcie ofert nastąpi w siedzibie Zamawiającego – Mała Sala narad pok. 114 o godz. 10:00 dnia 22.12.2017 r.

§ 8.

Opis kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert

1.     Kryteriami oceny ofert jest:      cena –  100% (maks. 100 pkt.)

 

Cena

Kryterium „Cena” będzie rozpatrywana na podstawie ceny brutto za wykonanie przedmiotu zamówienia, podane przez Wykonawcę w formularzu ofertowym. Zamawiający przyzna 100 punktów ofercie o najniższej cenie, a każdej następnej zostanie przyporządkowana liczba punktów proporcjonalnie mniejsza, wyliczona według następującego wzoru

 

gdzie:

 

Cena = Cena minimalna/Cena badana x 100% x 100

 

2.    Zamawiający zastosuje zaokrąglanie każdego wyniku do jednego miejsca po przecinku.

3.    Każdy z Wykonawców może zaproponować tylko jedna cenę i nie może jej zmienić. Nie prowadzi się żadnych negocjacji w sprawie ceny.

4.    Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta spełniająca warunki zapytania ofertowego z najwyższą liczbą punktów.

 

§ 9

Istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy

1.     Po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający przystąpi do negocjacji warunków umowy.
2.     Zamawiający wymaga, aby w umowie znalazły się zapisy niniejszego zapytania ofertowego dotyczącego przedmiotu zamówienia oraz terminu wykonania.

 

 § 10

Załączniki

 

DOCzal_4.doc (33,50KB)
DOCzal_3.doc (81,00KB)
DOCzal_2.doc (39,00KB)
DOCzal_1.doc (36,00KB)
 

 

 

Kierownik Wydziału

Gospodarki Nieruchomościami i Lokalami

 

Roman Kokot