Zarządzanie i bieżące utrzymanie cmentarza komunalnego w Oleśnie

Olesno, dn. 14.01.2019 r.

Nr IX-IV.01.19

 

ZAPYTANIE OFERTOWE

Zarządzanie i bieżące utrzymanie cmentarza komunalnego w Oleśnie.

 

I. Zamawiający.

1. Zamawiający - Gmina Olesno w imieniu, której działa:

 

Burmistrz Olesna

46-300 Olesno, ul. Pieloka 21

tel. (034) 359 78 41-44, fax. (034) 359 72 83

REGON: 000525725, NIP: 576-15-62-352

Poczta elektroniczna: ,

 

II. Przedmiot zamówienia.

Przedmiotem zamówienia są usługi zarządzania oraz bieżącego utrzymania cmentarza komunalnego w Oleśnie.

 

1. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:

 

1.1. Zakres usług obejmuje w szczególności:

a) nadzór nad przestrzeganiem postanowień regulaminu korzystania z Cmentarza komunalnego, w szczególności godzin otwierania i zamykania bram cmentarza,

b) prowadzenie racjonalnej gospodarki kwaterami grzebalnymi zgodnie z planem zagospodarowania cmentarza oraz obowiązującymi przepisami,

c) pobieranie opłat za korzystanie z cmentarza komunalnego i urządzeń cmentarnych na zasadach określonych w umowie

d) ustalanie terminów i warunków pogrzebów,

e) prowadzenie dokumentacji cmentarnej, w formie pisemnej i ewentualnie elektronicznej, która powinna zawierać wszystkie niezbędne i wymagane prawem dane.

f) egzekwowanie od wykonawców usług pogrzebowych utrzymania porządku w tym m.in. usuwania nadmiaru ziemi w przypadku wykonywania grobu murowanego, oraz usuwania starych nagrobków,

g) pełnienie nadzoru nad robotami wykonywanymi bezpośrednio na terenie cmentarza i jego obiektach przez podmioty gospodarcze świadczące usługi pogrzebowe oraz przez opiekunów grobów ,

h) zarząd terenem i obiektami przyległymi położonymi w granicach cmentarza,

 

1.2) w zakresie utrzymania czystości i porządku na cmentarzu:

a) bieżące utrzymanie czystości cmentarza, a w szczególności

- „domu przedpogrzebowego”,

- alejek utwardzonych,

- sanitariatów znajdujących się na terenie cmentarza, oraz bieżące wyposażanie je w podstawowe środki czystości

- wokół Pomnika Lotników Polskich, Pomnika Powstańców Śląskich oraz mogił z I i II wojny światowej, oraz mogiły dwóch Francuzów znajdujących się na terenie cmentarza.

b) systematyczne wykaszanie traw na terenie cmentarza, (mogiły zaniedbane i przeznaczonych do likwidacji), oraz pasa zieleni izolacyjnej bezpośrednio przylegającego do terenu cmentarza,

c) odchwaszczanie na bieżąco nieutwardzonych alejek i terenów wokół drzew i nasadzeń,

d) własnym kosztem i staraniem wykonywanie prac korekcyjno-pielęgnacyjnych drzew i żywopłotów, wycinka uszkodzonych lub zagrażających bezpieczeństwu drzew i konarów.

e) wykonywanie systematycznych konserwacji i drobnych napraw obiektów, urządzeń, instalacji, ogrodzenia i nawierzchni alejek,

f) usuwanie aktów wandalizmu, w tym m.in. napisów itp.,

g) odśnieżanie, usuwanie śliskości chodników i dojazdów do cmentarza oraz utwardzonych alejek na cmentarzu,

h) wyposażenie obiektu w niezbędną liczbę kontenerów do selektywnej zbiórki odpadów, zapewnienie bieżącego ich opróżniania oraz wywóz nieczystości z miejsc składowania odpadów stałych,

i) wykonanie zgodnie z obowiązującymi przepisami przeglądów technicznych obiektów budowlanych i instalacji, prowadzenie książki (książek) obiektów budowlanych na cmentarzu,

j) oznakowanie kwater,

k) ponoszenie kosztów zużytej energii elektrycznej, dostarczonej wody i odprowadzonych ścieków oraz wywozu nieczystości,

l) obsługę petentów z należytą starannością,

m) usuwanie nieopłaconych i zaniedbanych nagrobków, wyłączenie w oparciu o procedury określone w regulaminie cmentarza komunalnego lub w oparciu o pisemne oświadczenie opiekuna grobu

 

1.3) Niezależnie od obowiązków wymienionych w pkt. 1.1) i pkt. 1.2) do obowiązków Wykonawcy należy również:

a) zapewnienie stałego funkcjonowania biura cmentarnego i obsługę klientów w dni powszednie w godz. 8°°- 16⁰⁰ , a w niedzielę i dni wolne od pracy w godzinach uzgodnionych z osobami dokonującymi pochowania zwłok. Informacja o godzinach funkcjonowania administracji powinna być wywieszona na bramach wejściowych cmentarza.

b) niezwłoczne zgłaszanie Zamawiającemu konieczności wykonania napraw i remontów przekraczających obowiązki wynikające z zawartej umowy.

c) ubezpieczenie (na cały okres trwania umowy) na własny koszt terenu cmentarza wraz z obiektami na nim znajdującymi się od następstw zdarzeń losowych oraz odpowiedzialności cywilnej w zakładzie ubezpieczeń zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami i normami.

 

Wszystkie czynności związane z chowaniem zmarłych, ekshumacją zwłok i szczątków, zagospodarowaniem starych grobów, utrzymaniem terenów cmentarzy, domów przedpogrzebowych prowadzeniem ksiąg cmentarnych powinny być wykonywane zgodnie z przepisami stawy z dnia 31 stycznia 1959 r. o cmentarzach i chowaniu zmarłych /t.j.  Dz. U. z 2017 r. poz. 912, 1669 ze zmianami/ oraz jej aktami wykonawczymi, a w szczególności:

a) Rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 7 grudnia 2001 r. w sprawie postępowania ze zwłokami i szczątkami ludzkimi /Dz. U. z 2001 roku Nr 153 poz.1783 z póżn. zm.

b) Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia l sierpnia 2001r. w sprawie sposobu prowadzenia ewidencji grobów /Dz. U. z 2001 roku Nr 90 poz.1013 z póżn. zm.

Zamawiający zaleca dokonanie wizji lokalnej celem sprawdzenia warunków związanych z wykonaniem usług będących przedmiotem zamówienia.

 

Słownik CPV:

98371111-5 Usługi utrzymania cmentarzy

98371110-8 Usługi cmentarne

79993000-1 Usługi zarządzania obiektami budowlanymi i urządzeniami

 

III. Terminy wykonywania zamówienia.

Przewidywany termin realizacji zamówienia: 12 miesięcy od dnia podpisania umowy.

 

IV. Miejsce i termin składania i otwarcia ofert.

1. Ofertę należy złożyć w zamkniętych kopertach w terminie do 22.01.2019 r. w siedzibie Zamawiającego (sekretariat) – pół godziny przed otwarciem
2. Jawne otwarcie ofert nastąpi w dniu 22.01.2019 r. o godz. 12:00 w siedzibie Zamawiającego.

 

V. Warunki udziału w postępowaniu.

Do złożenia ofert mogą przystąpić wykonawcy, którzy w terminie określonym w pkt. IV złożą następujące dokumenty:

1. Wypełniony formularz ofertowy (wg wzoru stanowiącego załącznik nr 1).
2. Aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, potwierdzające zdolność wykonawcy do występowania w obrocie prawnym obejmującym przedmiot zamówienia.
3. Kopia polisy ubezpieczeniowej ( promesa),
4. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunek posiadania wiedzy i doświadczenia. Wykonawca spełni warunek, jeżeli co najmniej przez okres 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeśli czas prowadzenia działalności jest krótszy – to w tym okresie, wykonywał co najmniej trzy usługi związane z cmentarnictwem (wykaz wykonanych usług).

 

VI. Opis kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert.

1. Jedynym kryterium oceny ofert jest cena (100%) realizacji zamówienia
2. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta spełniająca warunki zapytania z najniższą ceną za wykonanie przedmiotu zamówienia.

 

VII. Informacje o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy.

1. O wyborze najkorzystniejszej oferty zamawiający zawiadomi niezwłocznie Wykonawców, którzy ubiegali się o udzielenie zamówienia.
2. Protokół z rozstrzygnięcia zapytania zawiera: nazwę (firmę) i adres wykonawcy, którego ofertę wybrano oraz uzasadnienie jej wyboru, a także nazwy (firmy), siedziby i adresy wykonawców, którzy złożyli oferty wraz ze streszczeniem oceny i porównania złożonych ofert
3. Jeżeli wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy w sprawie zamówienia, zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzania ich ponownej oceny.

 

VIII. Istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy.

1. Zamawiający nie odpowiada za zmniejszenie lub zwiększeniu przewidzianych w 2019 roku, liczby usług cmentarnych wymienionych w formularzu ofertowym.
2. Zamawiający wymaga, aby w umowie znalazły się zapisy niniejszego zapytania ofertowego dotyczącego przedmiotu zamówienia i terminu wykonania

 

IX. Dodatkowe informacje.

1. Pytania dotyczące niniejszego postępowania oferenci mogą składać w formie pisemnej lub ustnej u Zamawiającego:
2. Osobami uprawnionymi do kontaktów z wykonawcami są:

a) w sprawie przedmiotu zamówienia: Roman Kokot – Kierownik Wydziału Gospodarki Nieruchomościami i Lokalami Urzędu Miejskiego w Oleśnie pok. 102 tel. 34/ 350 9164; 34 / 350 78 41-44 wew. 314 w godz. 7³⁰-15⁰⁰

  

X. Załączniki

DOC1.3 umowa.doc (57,00KB)

DOC1.2 wykaz wykonanych usług.doc (56,50KB)

DOC1.1 formularz ofertowy.doc (83,00KB)
 

 

Zamówienie nie jest prowadzone wg zapisów ustawy z dnia 29.01.2004 r. Prawo zamówień publicznych, ponieważ jego wartość nie przekracza wartości 30 000 euro.

 

Kierownik Wydziału Gospodarki

Nieruchomościami i Lokalami

Roman Kokot